De Renta-leden (en dat is toch ongeveer 95% van de verhuurmarkt) behandelen ieder jaar 4,5 miljoen documenten die met boetes te maken hebben. En dat houdt volgens de voorzitter van Renta, Michel Van den Broeck, bij de leasingmaatschappijen meerdere mensen aan het werk. Hij schat de jaarlijkse kost voor de Renta-leden op 1 à 1,5 miljoen euro. En omdat besparen tegenwoordig het sleutelwoord is, was men op zoek naar een creatief idee om de werklast en en de daaruit voortvloeiende kosten te verminderen.
Een online platform
Om dit ambitieuze automatiseringsproject te realiseren, werkte Renta Solutions gedurende zeven jaar intensief samen met de Federale Politie en de FOD Mobiliteit. Op basis van de voornaam, familienaam, geboortedatum en postcode van de woonplaats kan de overheid in enkele tellen de identiteit van individuele bestuurders achterhalen en hen rechtstreeks contacteren wanneer zij een overtreding begaan of een vraag van het parket krijgen.
Aan de basis van FMS ligt een applicatie die lease- en rentalmaatschappijen toelaat om de gegevens van vaste bestuurders die in België resideren aan te vullen in de Databank Voertuigen van FOD Mobiliteit. Deze gegevensbank registreert voor elk voertuig tijdens een bepaalde huurperiode de identiteit van de bestuurder. Het begin- en eindmoment van elke periode wordt daarom met datum, uur en minuten in het systeem geregistreerd.
“Met FMS realiseren we twee belangrijke doelstellingen in één klap: de papieren administratie overbodig maken en tegelijkertijd de persoonlijke levenssfeer van de vaste bestuurders optimaal vrijwaren”, zegt Michel Van den Broeck, voorzitter van Renta. Werkgevers of lease- en verhuurmaatschappijen mogen immers wettelijk gezien geen kennis nemen over de aard en inhoud van verkeersovertredingen die werknemers begaan.
Burgerlijke aansprakelijkheid: kopie van het PV of “reporting”?
De werkgever zal niet meer op de hoogte zijn van het rijgedrag van zijn werknemer. Behalve in het geval de bestuurders hun boetes niet betalen. “Men lijkt te vergeten dat de werkgever burgerlijk aansprakelijk is voor de daden van de werknemers in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. De werkgever staat in voor de betaling van de boetes en moet zich in het slechtste geval voor de rechtbank verantwoorden voor de gedragingen van zijn personeelslid”, zegt Jean-Marie Lejeune, voorzitter van de (AFFM).
Dus als het platform zinvol wil zijn, moet je eigenlijk eerst de wet veranderen … wat een utopie is. Daarom stelt de AFFM voor om systematisch een kopie van het PV naar de werkgever te sturen.
De BFFMM (Belgian Federation for Fleet and Mobility) is het idee van FMS genegen … maar niet in zijn huidige vorm. Ook hier wordt het argument van de burgerlijke aansprakelijkheid aangehaald. “Als de chauffeur zijn boete correct en op tijd betaalt, zullen we niet meer op de hoogte zijn van hoe onze werknemers zich gedragen op de weg. Dat is potentieel schadelijk voor de onderneming die de werknemers tewerkstelt”, zegt Ronny Van den Driesch, vice-voorzitter van BFFMM.”
“Bovendien, en dan praat ik als vlootverantwoordelijke van Carglass, leg ik verbanden tussen de ontvangen PV’s en de statistieken van ongelukken. Die link is er niet altijd maar toch dikwijls.” Wat is dan de oplossing die BFFMM voorstelt? “
Terwijl AFFM tevreden zou zijn met een kopie van de PV, stelt Ronny Van Den Driesch toch een meer doorgedreven oplossing voor: “Het zou ideaal zijn indien de leasingmaatschappij ons een maandelijks rapport van de boetes kan geven.” Maar volgens ons zal dat voor problemen zorgen omdat leasingmaatschappijen geen toegang hebben tot FMS, behalve om het platform te voeden dan. “Dan is het aan de verhuurders om tot een akkoord te komen met het parket, zodat dit toch mogelijk wordt …”
Privacy en kwaliteit van de informatie
Dan is er nog altijd zoiets als de bescherming van de privacy. Op dat vlak zijn de wagenparkbeheerders unaniem: het is beter om de noodzakelijke gegevens onmiddellijk ter beschikking te stellen van de bevoegde instanties, dan te wachten op het bezoek van een wijkagent die de naam van de bestuurder komt opvragen.
“Op dat moment wordt men vanzelfsprekend ook geconfronteerd met de kwaliteit van de informatie die leasingmaatschappijen in hun bezit hebben. Zij zouden met name de enige zijn om het FMS-platform op een correcte manier up-to-date te houden. Wat als de naam van de bestuurder verandert in de loop van het contract? Mag de werkgever dan zomaar de naam van de nieuwe werkgever meedelen of moet hij zich beperken tot de gegevens van de chauffeur in kwestie? En er zijn ongetwijfeld nog andere praktische problemen die aan het oppervlak zullen komen.”
Twee keer betalen?
Het sterkste argument van dit FMS-platform, behalve de bescherming van de privacy, is een verlaging van de administratieve last voor de leasingmaatschappijen. En dat valt niet echt in goede aarde bij de fleetowners: “De leasingmaatschappijen gaan minder werk hebben met diensten waar de klant voor betaalt maar de maandelijkse leasingprijs zal niet dalen”, zegt Jean-Marie Lejeune, voorzitter van de AFFM.
Wat Lejeune op het moment van die uitspraak waarschijnlijk nog niet wist, is dat (sommige) leasingmaatschappijen van plan zijn om meer dan 20 euro aan te rekenen indien boetes toch nog per post verstuurd moeten worden. Dikwijls gaat het om twee brieven: één voor de boete zelf en één met de overschrijving om te betalen, dan kan dat bedrag snel oplopen.
Wie zal dat betalen? De werkgever of de bestuurder?
Wat met bestelwagens en poolwagens?
De vlootbeheerders hebben er akte van genomen dat men bij de opmaak van het online platform geen rekening heeft gehouden met veranderingen in de bestuurdersgegevens van bestelwagens en poolwagens.
Het AFFM vraagt zich dan ook terecht af hoe de Federale Politie te weten moet komen wie er op welk moment met welke bestel- of poolwagen aan het rijden was
#Fleet Management
Lees ook:
Schrijf u nu in op FLOW, de wekelijkse e-letter van FLEET.be!
