Amendes au conducteur (FMS) : un point complet !

Flash-lowresLes sociétés de leasing (membres de Renta, soit environ 95 % du marché) traitent chaque année quelque 4,5 millions de contraventions. Le président de Renta, Michel Van den Broeck, estime le coût global – pour ses membres – de 1 à 1,5 million d’euros.

La mode étant aux économies, il fallait trouver une idée créative pour atténuer cette charge de travail et les coûts y afférents.

Une plate-forme en ligne

Cette idée créative, c’est la plate-forme en ligne Fines Management Services (FMS), un projet qui aura demandé sept longues années de collaboration avec la Police fédérale et le SPF Mobilité.

Sur la base du prénom, du nom de famille et de la date de naissance des conducteurs, les pouvoirs publics peuvent retrouver l’identité de ces conducteurs en quelques secondes et les contacter directement lorsqu’ils commettent une infraction ou reçoivent une demande du parquet.

Ce sont donc précisément ces données que les sociétés de leasing et de location complèteront dans la Banque de données des Véhicules du SPF Mobilité. Cette banque de données enregistrera également l’identité du conducteur pour chaque véhicule pendant une période de location déterminée. Le moment de début et de fin de chaque période est enregistré dans le système avec la date, l’heure et les minutes.

Fini le traitement manuel des amendes. « Les Fines Management Services (FMS) nous permettent de réaliser deux objectifs en une fois : rendre l’administration papier superflue et préserver la vie privée des conducteurs », explique Michel Van den Broeck. Sur le plan légal, les employeurs ou les loueurs ne peuvent en effet pas avoir connaissance du contenu des infractions routières commises par les collaborateurs.

Responsabilité civile : copie du PV ou « reporting » ?

L’employeur ne sera plus au courant du comportement des conducteurs au volant. Sauf, s’ils ne paient pas leurs amendes routières… « L’employeur étant civilement responsable des actes posés par ses collaborateurs dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail, il devra en effet s’acquitter des amendes impayées par ces conducteurs ou répondre de leurs agissements routiers devant un tribunal », rappelle Jean-Marie Lejeune, président de l’Association Francophone des Fleet Managers (AFFM).

Bref, pour que cette plateforme ait un sens, il faudrait changer la loi. Utopique, évidemment ! L’AFFM suggère donc l’envoi systématique d’une copie du PV à l’employeur.

De son côté, la BFFMM (Belgian Federation for Fleet and Mobility Management) semble favorable aux FMS, mais pas en l’état. C’est également la responsabilité civile de l’employeur qui est mise en cause. « Le comportement des conducteurs est potentiellement nuisible à l’employeur, car les cow-boys de la route génèrent une mauvaise image de l’entreprise qui les emploie », argue Ronny Van Den Driesch, vice-président de la BFFMM. « De plus, et je parle ici en tant que gestionnaire de la flotte de Carglass, j’établis des liens entre les PV reçus et les statistiques d’accident. Ce lien n’est pas toujours évident, mais il existe souvent. » La solution envisagée par la BFFMM ? « Un rapport mensuel des amendes. » Problème : la société de leasing n’aura logiquement pas accès à cette plate-forme, si ce n’est pour l’alimenter. « Aux loueurs à trouver un accord avec le parquet pour que ça puisse se faire », conclut Ronny Van Den Driesch.

Vie privée et qualité des informationsRadar

L’un des arguments avancés pour justifier l’existence des FMS, c’est le respect de la vie privée du conducteur. Sur ce point, les gestionnaires sont unanimes : plutôt que d’attendre que l’agent de quartier exige le nom du conducteur, autant que les autorités en disposent immédiatement.

Cela pose toutefois la question de la qualité des informations transmises par les sociétés de leasing. « Quid en cas de changement de conducteur en cours de contrat ? »,  rappelle Jean-Marie Lejeune. « Il arrive que la société de leasing ne fasse pas le suivi administratif… » Autre question : « L’employeur peut-il demander à communiquer les coordonnées de son entreprise, plutôt que celles du conducteur ? » Ces questions (et d’autres), l’AFFM les a posées à Renta Solutions, mais a demandé un peu de temps pour analyser les réponses reçues avant de communiquer avec la presse. Tout ce que l’on peut dire, c’est que le gestionnaire pourrait – moyennant accord de sa/ses société(s) de leasing – encoder lui-même les données des conducteurs, diminuant ainsi probablement le risque d’erreur.

Payer deux fois ?

On le sait : l’argument fort de cette plate-forme FMS, outre le respect de la vie privée des conducteurs, c’est de réduire la charge administrative dans le chef des loueurs. Ce qui a le don – on peut le comprendre – d’agacer les fleetowners. « Les sociétés de leasing vont se dédouaner de certains services que le client paie et ce, sans baisser le prix du loyer mensuel », s’insurge à juste titre Jean-Marie Lejeune, président de l’AFFM.

Ce que le gestionnaire de flotte ignorait probablement au moment de réagir, c’est que les sociétés de leasing (ou du moins certaines d’entre elles) s’apprêtent à facturer – plus de 20 euros par envoi, dans certains cas – les envois de PV qui se dérouleraient encore par la poste. Quand on sait qu’il y a très souvent deux envois par infraction (le PV d’abord et l’invitation à payer ensuite), cela peut vite chiffrer…

Et là se pose encore la question : qui va payer ces surfacturations ? L’employeur ? Le conducteur ?

TransporterQuid des camionnettes et véhicules de pool ?

Dans beaucoup de sociétés, les camionnettes changent régulièrement de conducteurs. Idem pour les voitures de pool. Difficile dès lors d’alimenter la base de données correctement. Le cas a été pensé : l’utilisateur de la plate-forme dispose de cinq jours calendrier pour encoder l’information. Et, en cas d’erreur dans ce fichier FMS, chaque destinataire conserve bien entendu la possibilité de renvoyer la demande vers une autre personne si le véhicule n’était pas sous sa responsabilité au moment de l’infraction.

A noter que, dans une première phase, seules les amendes et arrangements à l’amiable établis par la police fédérale sont concernés par FMS.

 

 

#Fleet Management

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