L’administration fiscale a profité de la circulaire commentant la détermination du montant du budget mobilité pour préciser également les formules de calcul du montant des dépenses dans le pilier 1 pour une voiture de société respectueuse de l’environnement. Voici donc tout ce qu’il y a à savoir sur le calcul du TCO d’une voiture incluse dans un budget mobilité.
Quelques généralités
Le montant des dépenses dans le pilier 1 est déterminé annuellement.
En principe, le coût d’une voiture de société respectueuse de l’environnement est déterminé par l’addition de tous les frais réels pour financer la voiture et des coûts connexes inscrits dans le cadre de la politique en matière de voitures de société (car policy), tels que les frais de carburant et la cotisation de solidarité due.
Afin de réaliser une importante simplification administrative, un Arrêté royal a déterminé une formule selon laquelle le montant des dépenses du budget mobilité dans le pilier 1 pour une voiture de société respectueuse de l’environnement doit être calculé sur base des frais réels, ou peut l’être sur base forfaitaire.
- La formule frais réels
- Quels sont les frais réels admis ?
La formule frais réels pour calculer le montant des dépenses dans le pilier 1 se compose de tous les frais réels exposés par l’employeur pour financer une voiture de société respectueuse de l’environnement et les coûts connexes inscrits dans le cadre de la car policy.
Voici cette liste de frais réels.
- amortissement annuel de 20 % du coût de la voiture de société respectueuse de l’environnement, compte tenu des options et accessoires facturés ainsi que des remises accordées
- intérêts des capitaux empruntés
- frais de location ou de leasing
- frais de carburant et d’électricité
- frais d’administration de la carte essence ou de recharge électrique
- amortissement annuel de 20 % du prix de la borne de recharge et de son installation
- frais d’entretien et de réparation de la borne de recharge
- frais de gestion de la borne de recharge et du câble de recharge
- frais de péage et de stationnement
- frais de lavage, d’entretien et de réparation
- frais d’une voiture de remplacement
- frais de mise en état de marche du véhicule
- frais de remplacement, de changement et stockage des pneus
- frais d’expertise lors de la restitution du véhicule en fin de contrat ou lors d’un changement de conducteur
- frais de réparation inventoriées lors de la restitution du véhicule en fin de contrat
- frais d’assurances (en ce compris les frais de franchise)
- frais de contrôle technique
- frais de gestion des services
- taxe de mise en circulation
- taxe de circulation
- cotisation patronale de solidarité CO2 due à l’ONSS
- T.V.A. non-récupérable sur tous les postes précités
- impôt sur la partie non déductible des postes précités
- impôt sur la partie de l’avantage de toute nature constitutive d’une dépense non admise.
Aucun autre frais ne peut être pris en compte. Par exemple, les amendes routières ne sont pas prises en considération, parce qu’elles n’ont pas trait au véhicule mais au comportement sur la route du conducteur.
- Quand ces frais réels peuvent-ils être imputés ?
Ces frais ne peuvent pas être imputés s’ils sont déjà inclus dans les frais liés au contrat de location ou de leasing. Par exemple, si les frais de carburant ou d’électricité sont déjà inclus dans les frais du contrat de location, ils ne peuvent pas être imputés séparément une nouvelle fois.
Ces frais ne peuvent être imputés que dans la mesure où la car policy prévoit leur financement. Par car policy, on entend : les règles fixées par l’employeur qui régissent les conditions d’octroi et d’utilisation de la voiture de société. Cela vise donc également toutes les instructions ou règles, sous quelque forme que ce soit, édictées par l’employeur au sein de l’entreprise, concernant les conditions d’octroi et d’utilisation de la voiture de société, qui doivent être mises à disposition des travailleurs bénéficiaires d’une voiture de société.
- Qu’entend-on par « amortissement annuel de 20% du prix de la borne de recharge et de son installation » ?
On vise par-là les coûts pour l’acquisition et l’installation de la borne de recharge, ainsi que les éventuelles certifications ultérieures et nécessaires.
En fait, pour une borne de recharge, il y a deux possibilités :
- soit l’employeur prend en leasing/loue la voiture de société respectueuse de l’environnement et la borne, et les frais pour la borne de recharge sont déjà compris dans le montant du leasing/de la location
- soit l’employeur est propriétaire de la borne et le coût du financement de cette borne de recharge, comme c’est le cas lorsque l’employeur est propriétaire de la voiture de société respectueuse de l’environnement, est remplacé par un amortissement annuel de 20 %.
Dès que les frais réels sont connus, ils doivent être imputés au budget mobilité. Cette imputation doit être réalisée au plus vite et le travailleur doit en être informé.
Si certains frais relatifs à la voiture de société respectueuse de l’environnement dans le pilier 1 ne sont pas connus au moment de l’octroi du budget mobilité (par exemple, les frais de carburant et d’électricité), l’employeur déterminera le budget restant dans les piliers 2 et 3 sur la base d’une estimation propre, au mieux de ses possibilités.
En outre, le travailleur doit avoir accès à tout moment aux informations relatives à l’état de son budget mobilité, dont le solde disponible.
- La formule sur base de valeurs forfaitaires
Le montant de ces dépenses relatives à la mise à la disposition d’une voiture de société respectueuse de l’environnement et les frais y afférents dans le cadre de la car policy (pilier 1) peut également être calculé sur base de valeurs forfaitaires.
- Quid si le véhicule est pris en location/leasing ?
La formule sur base de valeurs forfaitaires diffère selon que le véhicule est pris en location ou en leasing, ou selon qu’il s’agit d’un véhicule propre ou d’un leasing financier.
Dans les deux cas, il y a d’abord une composante « fixe », et ensuite une composante « variable » qui dépend du nombre de kilomètres parcourus pour les déplacements domicile-lieu de travail, et d’un nombre de kilomètres purement privés fixé forfaitairement.
- Formule de la composante fixe
Coût annuel de la location ou du leasing
+ coût annuel moyen de tous les frais non inclus dans le contrat de location ou de leasing, à condition d’être prévus dans la car policy
+ T.V.A. non déductible
+ impôt sur les frais de voiture non-déductibles
+ cotisation patronale de solidarité CO2
A noter que le coût annuel moyen de tous les frais non inclus dans le contrat de location ou de leasing est le coût annuel moyen de l’ensemble de toutes ces dépenses au cours des trois dernières années, ou du coût annuel moyen sur l’ensemble de la période si la voiture de société a été mise à disposition pendant moins de trois ans, toujours à condition que cela soit prévu dans la car policy.
Comme il s’agit ici des coûts non inclus dans le contrat de location ou de leasing de la voiture, ces coûts ne seront pas encore connus au moment de la mise à disposition de la voiture. Pour la première année, l’employeur devra donc estimer lui-même ces coûts au mieux de ses possibilités. L’année suivante, il pourra alors tenir compte des coûts de l’année précédente, l’année suivante de la moyenne des deux années précédentes, etc.
- Formule de la composante variable
(6 000 + distance domicile-lieu de travail x 2 x 200) x coût de consommation au kilomètre
A condition que les frais de carburant et/ou d’électricité ne soient pas déjà inclus dans le coût annuel de la location ou du leasing.
La composante variable pour les kilomètres purement privés et les kilomètres pour les déplacements domicile-lieu de travail suit la logique du régime de déduction semi-fixe de la TVA : 6.000 kilomètres purement privés par an, et la distance de trajet domicile-lieu de travail aller-retour pendant 200 jours travaillés par an. Il ne faut pas tenir compte des jours de télétravail.
Le coût de consommation au kilomètre est fixé à 30% de l’indemnité forfaitaire kilométrique exonérée que l’Etat alloue à son personnel telle qu’en vigueur au moment où le montant des dépenses dans le pilier 1 est déterminé. En d’autres termes, au moment du (nouveau) choix d’une voiture de société respectueuse de l’environnement dans le pilier 1 et, ensuite, à chaque 1er janvier des années suivantes. En cas de changement de fonction ou de promotion entraînant une augmentation ou une diminution du budget mobilité, le coût de consommation au kilomètre en vigueur ne changera au cours de l’année que s’il s’accompagne du choix d’une nouvelle voiture de société respectueuse de l’environnement dans le cadre du pilier 1.
Comme les dépenses du pilier 1 sont déterminées annuellement, l’indemnité kilométrique forfaitaire peut fluctuer annuellement.
Si le travailleur ne dispose pas d’une carte carburant ou d’une carte de recharge liée à sa voiture de société, le coût de consommation au kilomètre sera considéré comme égal à 0. En effet dans ce cas, le travailleur paie lui-même les frais de carburant ou d’électricité et cela ne fait donc pas partie des frais pris en charge par l’employeur dans le pilier 1. Dans cette situation, la partie variable sera donc égale à 0.
Si les frais de carburant sont déjà inclus dans le coût annuel de la location ou du leasing, et donc dans la composante fixe visée ci-dessus, aucune composante variable ne doit être prise en compte. Il s’agirait dans ce cas d’une double prise en considération de ces frais.
Si la distance domicile-lieu de travail est modifiée au cours de l’année, par exemple en raison d’un changement de domicile, ce changement n’affectera la formule qu’à partir du 01/01 de l’année suivante. En effet, cette distance est déterminée lors de la fixation du montant des dépenses du pilier 1, et donc chaque année au 1er janvier.
Exemple
Le coût du leasing d’une voiture de société respectueuse de l’environnement (essence) avec des émissions de CO2 de 85 g/km est de 625 euros/mois. Le coût annuel moyen de tous les frais non compris dans le contrat de leasing et prévus par la car policy est de 120 euros (frais de car-wash, par exemple). Les frais de carburant ne sont pas inclus dans le coût du leasing. La TVA déductible est de 35 %, les dépenses non admises de 20,4 % et la cotisation de solidarité s’élève à 376,08 euros sur base annuelle. La distance domicile-lieu de travail est de 30 km.
Formule:
625 x 12 = 7.500 (coût annuel du leasing HTVA) +120 = 7.620 euros.
7.620 x 21 % TVA = 1.600,20 x 65 % (TVA non déductible) = 1.040,13 euros.
7.620 x 20,4 % (dépenses non admises) x 25 % (taux d’imposition des sociétés) = 404,22 euros.
Composante fixe = 7.620 + 1.040,13 + 404,22 + 376,08 = 9.440,43 euros.
Composante variable = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euros.
Montant des dépenses dans le pilier 1 = 9.440,43 + 2.305,26 = 11.745,69 euros.
- Quid si le véhicule est pris en leasing financier, crédit ou acheté sur fonds propres ?
Tout comme pour les voitures prises en leasing/location, il y a d’abord une composante « fixe », et ensuite une composante « variable » qui dépend du nombre de kilomètres parcourus pour les déplacements domicile-lieu de travail, et d’un nombre de kilomètres purement privés fixé forfaitairement.
- Formule de la composante fixe
Valeur catalogue du véhicule (y compris l’impôt sur la partie non déductible de cette valeur)
x 25 %
+ cotisation patronale de solidarité CO2
La notion de valeur catalogue est celle utilisée pour déterminer l’avantage de toute nature dans le chef du contribuable. Par valeur catalogue, il faut entendre le prix catalogue du véhicule à l’état neuf lors d’une vente à un particulier, options et taxe sur la valeur ajoutée réellement payée comprises, sans tenir compte des réductions, diminutions, rabais ou ristournes.
Les 25 % de la valeur catalogue (y compris l’impôt sur la partie non déductible de cette valeur catalogue) est une approche forfaitaire qui inclut tous les coûts supplémentaires. Cela signifie qu’il ne peut plus y avoir de frais supplémentaires distincts pour l’assurance, l’entretien, etc. Seule la cotisation de solidarité est toujours incluse séparément.
- Formule de la composante variable
La composante variable est déterminée de façon identique à celle décrite ci-avant pour les véhicules pris en location ou en leasing.
Exemple
La valeur catalogue d’une voiture de société respectueuse de l’environnement (essence) avec des émissions de CO2 de 85 g/km est de 41.000 euros. Les dépenses non admises s’élèvent à 20,4 % et la cotisation de solidarité est de 376,08 euros sur base annuelle. La distance domicile-lieu de travail est de 30 km.
Coût des dépenses non admises = 41.000 x 20,4 % x 25 % = 2.091 euros.
Composante fixe = 25 % x (41.000 + 2.091) + 376,08 = 11.148,83 euros.
Composante variable = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euros.
Montant des dépenses dans le pilier 1 = 11.148,83 + 2.305,26 = 13.454,09 euros.
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