De fiscus heeft de omzendbrief over de bepaling van het bedrag van het mobiliteitsbudget aangegrepen om ook de formules te specificeren voor de berekening van het bedrag van de uitgaven onder pijler 1 voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen. Dit is alles wat je moet weten over de berekening van de TCO van een auto die deel uitmaakt van een mobiliteitsbudget.
Enkele algemeenheden
Het bedrag van de uitgaven onder pijler 1 wordt jaarlijks bepaald.
In principe wordt de kost van een milieuvriendelijke bedrijfswagen bepaald door alle werkelijke kosten voor de financiering van de wagen en de aanverwante kosten die in de car policy zijn opgenomen, zoals brandstofkosten en de verschuldigde solidariteitsbijdrage, bij elkaar op te tellen.
Met het oog op een belangrijke administratieve vereenvoudiging werd bij koninklijk besluit een formule vastgelegd volgens dewelke het bedrag van de uitgaven in het mobiliteitsbudget van pijler 1 voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen moet worden berekend op basis van de werkelijke kosten, of forfaitair mag worden berekend.
- De formule voor echte kosten
- Wat zijn de echte kosten?
De werkelijke kostenformule om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te berekenen, bestaat uit alle werkelijke kosten gemaakt door de werkgever voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en de daarmee gerelateerde kosten in het kader van de car policy.
Dit is de lijst met echte kosten
- jaarlijkse afschrijving van 20 % van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen (4),
- intresten op geleende kapitalen,
- kosten van huur of leasing,
- brandstof- en elektriciteitskosten,
- administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten,
- jaarlijkse afschrijving van 20 % van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie,
- onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation,
- beheerskosten van de laadpaal en van laadkabel,
- tol- en parkeerkosten (5),
- reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten,
- kosten van een vervangwagen,
- kosten voor het rijklaar maken van het voertuig,
- kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden,
- expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder,
- herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract,
- verzekeringskosten (incl. franchisekosten),
- kosten van de technische keuring,
- beheerskosten van dienstverlening,
- belasting op de inverkeerstelling,
- verkeersbelasting,
- patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ,
- niet-recupereerbare btw op bovengenoemde kostenposten,
- belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten,
- belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.
Deze lijst van werkelijke kosten is exhaustief. Geen enkele andere kost kan in rekening worden gebracht. Zo komen bijvoorbeeld verkeersboetes niet in aanmerking omdat zij geen betrekking hebben op het voertuig, maar wel op het gedrag van de bestuurder.
Welke echte kosten zijn uitgesloten?
Deze kosten kunnen niet in rekening worden gebracht wanneer zij reeds vervat zitten in de kosten m.b.t. het huur- of leasecontract. Wanneer bijvoorbeeld brandstof- of elektriciteitskosten reeds vervat zitten in de kosten m.b.t. het leasecontract, dan mogen deze kosten niet nogmaals afzonderlijk in rekening worden gebracht.
Deze kosten kunnen slechts in rekening worden gebracht voor zover de car policye voorziet in de financiering ervan. Onder car policy moet worden verstaan: de door de werkgever vastgelegde voorschriften die de voorwaarden van toekenning en gebruik van de bedrijfswagen regelen. Dit omvat dus ook alle instructies of regels, in welke vorm dan ook, die door de werkgever binnen de onderneming worden uitgevaardigd m.b.t. de voorwaarden van toekenning en gebruik van de bedrijfswagen, die ter beschikking moeten worden gesteld aan de werknemers die begunstigde zijn van een bedrijfswagen.
- Wat wordt bedoeld met “een jaarlijkse afschrijving van 20% van de kosten van het oplaadpunt en de installatie ervan”?
Men verwijst naar de kosten voor de aanschaf en installatie van het laadstation, alsook naar eventuele latere en noodzakelijke certificering. Voor een laadpaal zijn er twee mogelijkheden:
- of de werkgever leaset/huurt de milieuvriendelijke bedrijfswagen en het laadstation, en de kosten voor het laadstation zijn al in het lease/huurbedrag begrepen,
- ofwel is de werkgever eigenaar van het laadstation en worden de kosten van de financiering van dat laadstation, zoals het geval is wanneer de werkgever eigenaar is van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20 %.
- Wat indien de echte kostenniet gekend zijn op het moment van de toekenning van het mobiliteitsbudget?
Indien bepaalde kosten betreffende de milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 niet gekend zijn op het moment van de toekenning van het mobiliteitsbudget (bijvoorbeeld voor brandstof- en elektriciteitskosten), zal de werkgever het resterende budget in pijlers 2 en 3 vaststellen, gebaseerd op een eigen schatting, naar best vermogen.
Zodra de werkelijke kosten zijn gekend, moeten die worden verrekend in het mobiliteitsbudget. Die verrekening moet zo snel mogelijk worden gerealiseerd en de werknemer moet hiervan in kennis worden gesteld.
Bovendien moet de werknemer op ieder ogenblik toegang hebben tot de inlichtingen betreffende de stand van zijn mobiliteitsbudget, waaronder het beschikbare saldo (7).
- De forfaitaire waardenformule
Het bedrag van deze uitgaven met betrekking tot de terbeschikkingstelling van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en de daaraan verbonden kosten als onderdeel van de car policy (pijler 1) kan ook worden berekend op basis van forfaitaire waarden.
- Wat indien het voertuig gehuurd/geleased wordt?
De forfaitaire waardenformule verschilt naargelang het voertuig gehuurd of geleased wordt, dan wel het een voertuig in eigendom of financiële leasing betreft.
In beide gevallen is er eerst een ‘vaste’ component en vervolgens een ‘variabele’ component die betrekking heeft op het aantal gereden kilometers voor woon-werkverplaatsingen, en een aantal zuivere privékilometers dat forfaitair is vastgesteld.
- Formule met vaste component
Jaarlijkse kost van huur of leasing
+ de gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur-of leasecontract, mits zij zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid
+ niet-aftrekbare BTW
+ de belasting op de niet-aftrekbare autokosten
+ de patronale CO2-solidariteitsbijdrage op jaarbasis
Hieronder dient te worden verstaan de gemiddelde jaarlijkse kosten van al deze uitgaven over de afgelopen drie jaar, of de gemiddelde jaarlijkse kosten over de gehele periode indien de bedrijfswagen voor minder dan drie jaar ter beschikking is gesteld, steeds op voorwaarde dat daarin is voorzien in het bedrijfswagenbeleid.
26. Aangezien het hier gaat om de kosten die niet zijn opgenomen in het huur of leasecontract van de in pijler 1 gekozen milieuvriendelijke bedrijfswagen, zullen deze kosten nog niet gekend zijn op het moment dat de milieuvriendelijke bedrijfswagen ter beschikking wordt gesteld. De werkgever zal daarom voor het eerste jaar die kosten zelf moeten schatten, naar best vermogen. Het volgende jaar kan dan rekening worden gehouden met de kosten van het vorige jaar, het jaar daarop met het gemiddelde van de twee vorige jaren, enz.
- Formule met variabele component
(6000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer.
Op voorwaarde dat de brandstofkosten en/of elektriciteitskosten niet al inbegrepen zijn in de jaarlijkse huur- of leasekost.
Voor de variabele component voor de zuivere privékilometers en woon-werkkilometers wordt de logica van de semi-forfaitaire regeling van de btw-aftrek gevolgd: 6.000 zuivere privé-kilometers per jaar en de woon-werk afstand heen en terug gedurende 200 werkdagen per jaar.
De verbruikskost per kilometer wordt vastgesteld op 30 % van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel toekent zoals van kracht op het moment wanneer het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 wordt vastgesteld. M.a.w. op het moment waarop een (nieuwe) keuze voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 wordt gemaakt en vervolgens telkens op 1 januari van de daarop volgende jaren. In geval van een functieverandering of bevordering die leidt tot een verhoging of verlaging van het mobiliteitsbudget, zal de huidige verbruikskost per kilometer in de loop van het jaar enkel wijzigen wanneer dit gepaard gaat met de keuze van een nieuwe milieuvriendelijke bedrijfswagen binnen pijler 1.
Gezien de bestedingen in pijler 1 jaarlijks worden vastgelegd, zal de forfaitaire kilometervergoeding jaarlijks fluctueren.
Wanneer de werknemer niet beschikt over een aan zijn bedrijfswagen gekoppelde tankkaart of laadkaart wordt de verbruikskost per kilometer geacht gelijk te zijn aan 0. In dit geval betaalt de werknemer persoonlijk de brandstof- of elektriciteitskosten en worden deze niet opgenomen in de door de werkgever in pijler 1 betaalde kosten. De variabele component zal in dat geval dus gelijk zijn aan 0.
Wanneer de brandstofkosten reeds zijn inbegrepen in de jaarlijkse huur- of leasekost, en dus in de hierboven vermelde vaste component, dan mag er geen rekening worden gehouden met een variabele component. In dat geval zouden deze kosten immers dubbel in rekening gebracht worden.
Wanneer de woon-werkafstand wijzigt in de loop van het jaar omwille van bijvoorbeeld een verandering van woonplaats, dan zal die wijziging pas uitwerking hebben in de formule vanaf 01/01 van het daaropvolgende jaar. Deze afstand wordt immers vastgesteld op het moment dat het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 wordt vastgesteld, en vervolgens ieder jaar op 1 januari.
Voorbeeld
De leasekost voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen (benzinemotor) met een CO2-uitstoot van 85 gr/km bedraagt 625 euro/maand. De gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het leasecontract en waarin het bedrijfswagenbeleid voorziet bedraagt 120 euro (kosten carwash). De brandstofkosten zijn niet begrepen in de leasekost. De aftrekbare btw bedraagt 35 %, de verworpen uitgaven 20,4 % en de solidariteitsbijdrage bedraagt 376,08 euro op jaarbasis. De woon-werk afstand bedraagt 30 km enkel.
Formule:
625 euro x 12 = 7.500 euro (jaarlijkse leasekost excl. Btw) +120 euro = 7.620 euro.
7.620 euro x 21 % btw = 1.600,20 euro x 65 % (niet-aftrekbare btw) = 1.040,13 euro.
7.620 euro x 20,4 % (verworpen uitgaven) x 25 % (tarief vennootschapsbelasting) = 404,22 euro.
Vaste component = 7.620 + 1.040,13 + 404,22 + 376,08 = 9.440,43 euro.
Variabele component = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euro.
Het bedrag van de besteding in pijler 1 = 9.440,43 + 2.305,26 = 11.745,69 euro.
- Wat wanneer het voertuig via financiële leasing, krediet of met eigen middelen wordt verworven?
Net als bij geleasede of gehuurde auto’s is er eerst een ‘vaste’ component, en vervolgens een ‘variabele’ component die afhangt van het aantal woon-werkkilometers, en een vast aantal puur privékilometers.
- Formule van de vaste component
Cataloguswaarde voertuig (inclusief de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde) x 25 % + patronale CO2-solidariteitsbijdrage.
De notie cataloguswaarde is eveneens diegene die gebruikt wordt voor de vaststelling van het voordeel van alle aard in hoofde van de belastingplichtige. “Onder cataloguswaarde wordt verstaan de catalogusprijs van het voertuig in nieuwe staat bij verkoop aan een particulier, inclusief opties en werkelijk betaalde belasting over de toegevoegde waarde, zonder rekening te houden met enige korting, vermindering, rabat of restorno.”.
De 25 % van de cataloguswaarde (inclusief de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde) is een forfaitaire benadering waarin alle bijkomende kosten zijn begrepen. Hier kan dus geen sprake meer zijn van afzonderlijke bijkomende kosten van verzekering, onderhoud, enz. Enkel de solidariteitsbijdrage wordt nog afzonderlijk meegerekend.
- Formule van de variabele component
De variabele component wordt op dezelfde manier vastgelegd als die voor de hiervoor omschreven gehuurde of geleasede voertuigen
Voorbeeld
De cataloguswaarde van de milieuvriendelijke bedrijfswagen (benzinemotor) met een CO2-uitstoot van 85 gr/km bedraagt 41.000 euro. De verworpen uitgaven bedragen 20,4 % en de solidariteitsbijdrage bedraagt 376,08 euro op jaarbasis. De afstand woon-werkverkeer bedraagt 30 km enkel.
Kost verworpen uitgaven = 41.000 x 20,4 % x 25 % = 2.091 euro.
Vaste component = 25 % x (41.000 + 2.091) + 376,08 = 11.148,83 euro.
Variabele component = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euro.
Het bedrag van de besteding in pijler 1 = 11.148,83 + 2.305,26 = 13.454,09 euro.
#Fleet Management #Mobiliteit